Panduan Asas Penulisan Kertas Kerja Perniagaan

Dalam menghasilkan sesuatu kertas kerja dan pelan perniagaan, teknik penulisan merupakan perkara utama yang harus diberikan penekanan. Hal ini adalah kerana segala gaya bahasa dan kaedah pembentangan merupakan refleksi kepada si penulis dan memberikan persepsi terhadap si pembaca. Anda harus tahu teknik-teknik untuk memberikan impak psikologi dalam menghasilkan segala dokumentasi tersebut.

Panduan utama yang perlu anda titik-beratkan adalah;

i. Penjelasan Objektif

Tujuan penyediaan kertas kerja haruslah jelas objektifnya. Pastikan anda tahu hala  tuju  dan  sasaran  perniagaan yang dibangunkan. Apa-apa jua kerja dan rancangan yang dibuat selalunya mempunyai objektif yang tersendiri. Andai kata kertas kerja itu dibuat untuk mendapatkan pinjaman perniagaan, maka objektifnya adalah untuk membentangkan konsep perniagaan dan implikasi kewangan.

Jika kertas kerja tersebut dibuat untuk cadangan premis perniagaan di sesuatu lokasi, maka objektifnya adalah untuk menjelaskan perniagaan yang bakal dibangunkan mampu memberikan impak positif kepada pihak lain.

ii. Keutamaan Komunikasi

Jika anda mempunyai idea yang bernas dan mampu menyampaikannya secara jelas dan efektif, pembaca pasti akan tertarik oleh perkara yang disampaikan. Tetapi jika lebih banyak maklumat disampaikan dengan teknik komunikasi yang lemah seperti tiada penerangan lanjutan berkenaan sasaran perniagaan, ataupun tiada menyatakan kepentingan pihak pembaca, maka dengan pastinya kertas kerja itu tidak menghasilkan apa-apa keputusan positif.

iii. Kesalahan Tatabahasa

Jelas sekali di sini dinyatakan penggunaan tatabahasa memainkan peranan penting dalam mengolah sesuatu penyampaian ayat. Anda haruslah memastikan susunan perkataan dalam ayat diatur dengan menggunakan teknik frasa dan tatabahasa yang betul. Kebiasaannya, kebanyakan antara kita tidak peka akan perkara ini. Sebagai contoh, penggunaan ‘di’ dan ‘ke’ selalu menimbulkan kekeliruan. 

iv. Penggunaan Ayat

Kebanyakan industri hari ini menggunakan pelbagai bahasa baru yang sering kali jarang diketahui umum. Terdapat perkataan, terma dan ekspresi yang menjadi ayat kebiasaan pada sesetengah industri tetapi janggal kepada pembaca daripada industri yang lain. Elakkan penggunaan ayat ringkasan (jargon) dan jika perlu meng-gunakannya pastikan anda menerangkan maksud di sebaliknya. Sebagai contoh, ekspresi seperti ‘E-Katalog’ berkemungkinan tidak difahami oleh sesetengah pihak.

Harus diingatkan bahawa kertas kerja anda dinilai oleh pelbagai pihak yang membacanya. Justeru, pastikan mereka memahami perkara yang ingin anda sampaikan.

v. Menulis Berdasarkan Bacaan Umum

Perkembangan teknologi dan kemunculan perkataan-perkataan baru kadangkala tidak sampai kepada pengetahuan semua pihak. Kertas kerja dan pelan per-niagaan anda berkemungkinan disemak atau dinilai oleh pelbagai lapisan pembaca. Oleh hal yang demikian, segala penerangan dan informasi yang terkandung dalam kertas kerja haruslah mampu difahami oleh bacaan umum.

Elakkan penggunaan bahasa selanga (slang), bahasa pasar dan bahasa setempat. Walaupun kertas kerja anda diserahkan kepada pihak tempatan, namun berkemungkinan kertas kerja tersebut akan diserahkan kepada pihak luar untuk penilaian lanjutan. Mereka tidak memahami penggunaan bahasa tersebut jika digunakan.

vi. Elemen Paparan/Grafik

Persembahan sesuatu kertas kerja yang baik adalah dengan menggunakan teknik paparan serta grafik yang bersesuaian serta menarik perhatian pembaca. Masukkan elemen visual tersebut secara teratur. Logo, graf, carta, jadual dan elemen visual lain meningkatkan gaya pembentangan kertas kerja anda dan memudahkan pembaca memahaminya. Muka surat yang penuh dengan perkataan sahaja akan meletihkan mata dan menimbulkan kebosanan. Tambahan pula, kebanyakan orang lebih gemar akan dokumen yang berorientasikan visual kerana mudah untuk difahami dan proses pemahaman yang singkat tercapai. 

vii. Kaedah Pembentangan Penulisan

Kebiasaannya, kebanyakan komputer menggunakan ‘Times New Roman’ sebagai jenis perkataan amnya. Bagi yang terus menaip, pasti akan tidak menitikberatkan jenis perkataan dan saiznya. Tahukah anda mengapa terdapat pelbagai jenis perkataan disediakan dan mengapakah kadangkala jenis perkataan tersebut kelihatan seakan-akan sama?

Sebenarnya, hanya terdapat dua kategori perkataan iaitu ‘Serif’ dan ‘Sans-Serif’. Perbezaan antara kedua-dua jenis ini adalah pada bucu huruf masing-masing. Perkata-an ini berasal daripada bahasa Perancis, perkataan ‘sans’ bermaksud ‘tanpa’. Bagi memudahkan pembacaan, eloklah menggunakan perkataan jenis ‘Sans-Serif’ seperti Arial, Century Gothic dan Tahoma.

Selain jenis perkataan, pastikan juga anda meng-gunakan kaedah pembentangan yang rapi seperti penyusunan perenggan dan penjajaran tepian (alignment). Pembaca kertas kerja anda pastinya akan berasa senang untuk membaca dan hal ini juga menunjukkan imej peribadi anda yang sentiasa kemas dan tersusun. Satu kelebihan untuk anda, bukan!

viii. Tajuk dan Muka Surat yang Jelas

Pernahkah anda menerima kertas kerja orang lain untuk membuat penilaian? Bagaimanakah anda menilai sama ada kertas kerja tersebut bagus atau tidak? Sebenarnya, sesebuah kertas kerja dan pelan perniagaan yang baik dilihat melalui kaedah penyusunan tajuknya. Mengapakah saya berkata sedemikian? Hal ini adalah kerana penyusunan tajuk yang mengikut rentak pembacaan untuk dianalisis memainkan peranan penting bagi membolehkan kertas kerja anda diterima.

Mulakan penulisan dengan merangka isi-isi kandungan mengikut susunan tajuk kandungan utama yang terdapat dalam Bahagian 2 nanti. Pastikan tajuk-tajuk tersebut lengkap disertakan dalam kertas kerja anda. Kesemua tajuk itu merupakan tajuk utama (standard) yang diguna pakai di seluruh dunia apabila membuat sesuatu kertas kerja dan pelan perniagaan.

Penggunaan muka surat juga penting kerana memudahkan pembaca mencari isi kandungan yang dikehendaki dengan cepat tanpa perlu menyingkap helaian demi helaian. Seelok-eloknya, nombor muka surat kertas kerja atau pelan perniagaan diletakkan di penjuru kanan sebelah bawah. ‘Header’ dan ‘footer’ juga perlu dimasukkan agar kertas kerja anda nampak kemas, profesional dan menarik.

ix. Penyusunan Agenda Pembentangan

Apakah yang akan terjadi jika pembentangan agenda penulisan kertas kerja anda tidak tersusun? Sudah tentu hal ini mewujudkan ketidakseimbangan kefahaman terhadap pembaca yang menilai permohonan anda. Aliran isi kandungan yang ingin disampaikan perlu mengikut rentak objektif utama kertas kerja dan pelan perniagaan anda. Pastikan kertas kerja dan pelan perniagaan anda dimulakan dengan Pengenalan atau Ringkasan Eksekutif/Pelan diikuti isi kandungan utama dan diakhiri dengan Kesimpulan/Penutup.

Melalui kaedah ini, secara tidak langsung pembaca atau penilai dapat mengenal anda dan perkara yang anda ingin sampaikan melalui perniagaan yang anda ingin ceburi. Oleh itu, pastikan anda melengkapkan kesemua agenda utama pembentangan agar kefahaman tercapai dan objektif serta impian perniagaan anda terlaksana akhirnya.

x. Pengakhiran Kertas Kerja dan Pelan Perniagaan

Lakukan cetakan dengan menggunakan pencetak laser berwarna yang bermutu serta gunakan kertas yang agak tebal dan berkualiti. Kertas kerja dan pelan perniagaan anda harus diakhiri dengan penjilidan yang sesuai seperti ‘comb-binding’ dan pastikan muka depan dan belakang diliputi lapisan plastik sebagai pelindung dan daya tarikan. Dengan hanya sedikit kos, kini anda telah berjaya menghasilkan satu kertas kerja dan pelan perniagaan yang bakal mengubah masa depan anda ke arah pencapaian matlamat yang ingin dicapai.

 

 

Maklumat lanjut berkenaan buku ANEKA CONTOH KERTAS KERJA PERNIAGAAN ini boleh didapati di www.books.perintis.com.my

Membongkar misteri lohong hitam penyedut kosmos

Oleh RAMLI ABDUL SAMAD (Utusan Malaysia, 10 April 2004)

ALAM sejagat kita terdiri daripada berbilion galaksi. Galaksi adalah gugusan bintang yang wujud bertebaran di alam semesta.

Matahari kita adalah contoh sebuah bintang. Galaksi kita yang digelar Bima Sakti mempunyai tidak kurang daripada 200 bilion bintang. 

Bayangkan pula jumlah bintang di alam semesta. Bintang mempunyai tempoh hayatnya, yakni akan mengakhiri proses peledakan nuklearnya pada terasnya, tetapi akan mati dalam tempoh waktu yang lama.

Misalnya matahari kita, menurut teori sains merupakan sebuah bintang sederhana yang dijangka akan mati dalam tempoh 4.5 bilion tahun lagi.

Bagi bintang yang berskala sepuluh hingga seratus kali ganda, malahan berjuta-juta kali ganda dari matahari digolongkan sebagai bintang besar. 

Bintang besar ini akan mati dalam satu proses yang dipanggil supernova dengan semua jirim yang membentuknya akan rebah di bawah tarikan gravitinya yang menjadi lohong hitam.

Dua abad yang lalu seorang pakar geologi Britain, John Michell percaya bahawa dari segi teori, graviti itu mungkin berdaya amat besar sehinggakan tiada satu benda termasuk cahaya yang kelajuannya 300,000 km sesaat dapat terlepas daripada tarikannya.

Sudah tentu, kewujudan daya sebesar itu memerlukan pula sebuah objek yang bukan sahaja besar tetapi amat padat.

Pada tahun 1916, idea mirip teori lohong hitam diperbaharui oleh pakar astrofizik Jerman, Karl Schwarzschild. 

Bagaimanapun istilah lohong hitam atau black hole merupakan sebuah istilah yang menarik dan telah dinamakan oleh pakar fizik John Wheeler pada tahun 60-an. 

Sejak itu, lohong hitam telah menarik imaginasi di kalangan saintis dalam bidang fizik mahupun astronomi.

Lohong hitam tidak pula bermakna lohong itu berwarna hitam. Sebab utama kenapa dipanggil sebagai lohong hitam adalah tiada cahaya dapat keluar semula apabila disedut olehnya. 

Cahaya itu hilang terus daripada alam jagad tampak (visible universe), lantas dianggap sebagai terus hitam.

Ini bermakna, lohong hitam telah lama diramalkan wujud secara teori tetapi baru-baru kini dibuktikan. 

Kewujudan lohong hitam tidak dapat dilihat walaupun melalui teropong yang tercanggih yang terdapat di muka bumi masa kini.

Ia dikaji melalui fenomena jejak cahaya yang tersedut ke dalamnya. Lohong hitam mempunyai kuasa tarikan yang amat kuat dan boleh saja menyedut apa-apa benda berhampirannya dengannya termasuk gas atau awan kosmik, malahan sebuah bintang. 

Jika cahaya tersedut, cahaya itu tidak mungkin dapat keluar semula. Semua yang ditelan oleh lohong hitam akan terus tertelan tanpa satu yang mungkin dikeluarkan semula.

Ini menunjukkan betapa hebatnya kuasa graviti pada lohong hitam. Dari satu segi, fenomena tarikan lohong hitam sama seperti fenomena tarikan bulan kepada bumi atau sebaliknya yang mana kesannya kita boleh lihat pada lautan, adanya gelombang ombak. 

Fenomena tarikan lohong hitam pada sebuah objek seperti bintang adalah lebih bergolak, lebih hebat. 

Fenomena lohong hitam bagaikan pertarungan antara gergasi dan Awang Kenit. Awang kenit itu ialah bintang dan benda-benda lain dalam alam semesta. 

Lohong hitam cuma memakan satu peratus sahaja jumlah bintang, yang lainnya ditempiaskan ke angkasa raya dalam bentuk radiasi. 

Di galaksi Bima Sakti di mana sistem suria kita berada terdapat sebuah lohong hitam berskala antara 3.2 juta hingga 4 juta kali massa matahari.

Bagaimanapun sistem suria kita berada 25,000 tahun cahaya dari pusat galaksi Bima Sakti.

Maka walaupun ia mempunyai kuasa menyedut yang amat kuat, ia terlalu jauh untuk merisaukan kita sebagai para penghuni planet Bumi. Lohong hitam di Bima Sakti berstatus tenang, tidak berapa aktif. Tetapi lohong hitam di galaksi lain seperti yang didapati adalah lebih aktif. Terdapat berbilion lohong hitam di alam jagat. 

Fenomena lohong hitam menelan objek besar seperti bintang dianggarkan terjadi sekali bagi setiap 10,000 tahun dalam sebuah galaksi yang mempunyai lohong hitam.

Fenomena lohong hitam menarik dan menyedut bintang yang meronda sesat di sekitarnya di sebuah galaksi telah dikaji oleh sebuah kumpulan pakar astronomi. 

Galaksi itu bernama RX J1242-11 dengan lokasi 700 juta tahun cahaya dari Bumi. Lohong hitam itu berada pada pusat galaksi RX J1242-11. Lohong hitam menginap di pusat sesebuah galaksi. Bintang yang menjadi mangsa itu dikatakan meronda di kawasan jiran yang tersilap. Bintang itu mati sebelum ajalnya kerana tidak melalui proses seperti supernova.

Dua cerapan angkasa telah memberi bukti bahawa sebuah lohong hitam besar telah melahap sebuah bintang sebesar matahari kita. Teropong yang diguna ialah teropong Chandra X-Ray milik NASA dan XMM-Newton milik Agensi Angkasa Eropah.

Sebelum itu, pengkaji astronomi tersebut telah meninjau semula foto-foto awal yang diambil oleh satelit Roentgen Jerman pada tahun 1990 dan 1992. 

Ketika itu sudah kelihatan pancaran sinar-X saat bintang berkenaan mulai ditarik. Lohong hitam itu mempunyai massa 100 juta kali ganda massa matahari kita. Sebelum disedut terus bintang itu menghasilkan suhu berjuta-juta darjah dan memancarkan radiasi pelbagai gelombang, daripada gelombang radio hingga ke gelombang cahaya tampak dan sinar-X.

Pengamatan yang dirakam oleh tiga teropong angkasa sinar-X selama lebih dari satu dekad menunjukkan yang sebuah bintang telah ditelan oleh lohong hitam. Dalam proses bintang itu ditelan satu tenaga bersamaan dengan tenaga yang dihasilkan oleh sebuah ledakan supernova. Lohong hitam bertindak seperti pemangsa. Ia menarik dan telan bintang kerana kuasa tarikannya yang amat kuat. 

Pancaran sinar-X berukuran sama seperti sinar-X 50,000 kali lebih terang berbanding dengan semua sumber sinar-X di sebuah galaksi. 

Kajian ini dibuat oleh pakar astronomi Stefanie Komossa dan Gunter Hasinger dari Max Planck Institute for Extraterrestrial Physics, Jerman. Kajian mereka akan dimuatkan dalam jurnal Astrophysical Journal akan datang.

Kenapa lohong hitam menjadi kajian penting bagi saintis astronomi? 

Keinginan tahu manusia yang kuat merupakan salah satu daya pendorong untuk memahami lagi misteri lohong hitam. Lohong hitam merupakan salah satu objek yang paling menggerunkan pernah wujud di alam sejagat. 

Mengikut Teori Kerelativiti Einstein, dan model-model teori semasa yang berusaha untuk meleraikan kelahiran dunia kosmos dan evolusinya, kewujudan lohong hitam itu membawa makna yang besar.

Lohong hitam akan memberi banyak maklumat dan kefahaman mengenai graviti, salah sebuah daya asas di dalam kosmos. Kepastian bahawa lohong hitam wujud akan memperkasakan lagi keyakinan manusia akan teori-teori semasa mengenai evolusi kosmos, fenomena Ledakan Besar (Big Bang) dan banyak lagi fenomena yang berkaitan dengan alam semesta.

Sememangnya teori Einstein agak rumit, susah untuk digarap oleh orang biasa. Mengikut teorinya, jisim ditransformasikan menjadi tenaga pada teras bintang dan ini yang menyebabkan bintang bernyala. 

Sementara itu, jirim akan melengkokkan ruang dan masa berjalan, sama ada lebih cepat dan lambat bergantung pada gerakan relatif atau graviti. 

Teori Einstein telah bertahan selama ini dan manifestasinya jelas dibaca pada alam semesta yang dikaji dan diperhatikan. Malahan sebahagian besar teori asal usul alam semesta bersumber dari teori Einstein.

Dulunya lohong hitam merupakan satu bahan dalam rumusan matematik yang mengusik ingin tahu manusia, tetapi kini telah dikaji dan dibuktikan kehadirannya.

RAMLI ABDUL SAMAD ialah Pustakawan di Universiti Sains Malaysia.