Panduan Asas Penulisan Kertas Kerja Perniagaan

Dalam menghasilkan sesuatu kertas kerja dan pelan perniagaan, teknik penulisan merupakan perkara utama yang harus diberikan penekanan. Hal ini adalah kerana segala gaya bahasa dan kaedah pembentangan merupakan refleksi kepada si penulis dan memberikan persepsi terhadap si pembaca. Anda harus tahu teknik-teknik untuk memberikan impak psikologi dalam menghasilkan segala dokumentasi tersebut.

Panduan utama yang perlu anda titik-beratkan adalah;

i. Penjelasan Objektif

Tujuan penyediaan kertas kerja haruslah jelas objektifnya. Pastikan anda tahu hala  tuju  dan  sasaran  perniagaan yang dibangunkan. Apa-apa jua kerja dan rancangan yang dibuat selalunya mempunyai objektif yang tersendiri. Andai kata kertas kerja itu dibuat untuk mendapatkan pinjaman perniagaan, maka objektifnya adalah untuk membentangkan konsep perniagaan dan implikasi kewangan.

Jika kertas kerja tersebut dibuat untuk cadangan premis perniagaan di sesuatu lokasi, maka objektifnya adalah untuk menjelaskan perniagaan yang bakal dibangunkan mampu memberikan impak positif kepada pihak lain.

ii. Keutamaan Komunikasi

Jika anda mempunyai idea yang bernas dan mampu menyampaikannya secara jelas dan efektif, pembaca pasti akan tertarik oleh perkara yang disampaikan. Tetapi jika lebih banyak maklumat disampaikan dengan teknik komunikasi yang lemah seperti tiada penerangan lanjutan berkenaan sasaran perniagaan, ataupun tiada menyatakan kepentingan pihak pembaca, maka dengan pastinya kertas kerja itu tidak menghasilkan apa-apa keputusan positif.

iii. Kesalahan Tatabahasa

Jelas sekali di sini dinyatakan penggunaan tatabahasa memainkan peranan penting dalam mengolah sesuatu penyampaian ayat. Anda haruslah memastikan susunan perkataan dalam ayat diatur dengan menggunakan teknik frasa dan tatabahasa yang betul. Kebiasaannya, kebanyakan antara kita tidak peka akan perkara ini. Sebagai contoh, penggunaan ‘di’ dan ‘ke’ selalu menimbulkan kekeliruan. 

iv. Penggunaan Ayat

Kebanyakan industri hari ini menggunakan pelbagai bahasa baru yang sering kali jarang diketahui umum. Terdapat perkataan, terma dan ekspresi yang menjadi ayat kebiasaan pada sesetengah industri tetapi janggal kepada pembaca daripada industri yang lain. Elakkan penggunaan ayat ringkasan (jargon) dan jika perlu meng-gunakannya pastikan anda menerangkan maksud di sebaliknya. Sebagai contoh, ekspresi seperti ‘E-Katalog’ berkemungkinan tidak difahami oleh sesetengah pihak.

Harus diingatkan bahawa kertas kerja anda dinilai oleh pelbagai pihak yang membacanya. Justeru, pastikan mereka memahami perkara yang ingin anda sampaikan.

v. Menulis Berdasarkan Bacaan Umum

Perkembangan teknologi dan kemunculan perkataan-perkataan baru kadangkala tidak sampai kepada pengetahuan semua pihak. Kertas kerja dan pelan per-niagaan anda berkemungkinan disemak atau dinilai oleh pelbagai lapisan pembaca. Oleh hal yang demikian, segala penerangan dan informasi yang terkandung dalam kertas kerja haruslah mampu difahami oleh bacaan umum.

Elakkan penggunaan bahasa selanga (slang), bahasa pasar dan bahasa setempat. Walaupun kertas kerja anda diserahkan kepada pihak tempatan, namun berkemungkinan kertas kerja tersebut akan diserahkan kepada pihak luar untuk penilaian lanjutan. Mereka tidak memahami penggunaan bahasa tersebut jika digunakan.

vi. Elemen Paparan/Grafik

Persembahan sesuatu kertas kerja yang baik adalah dengan menggunakan teknik paparan serta grafik yang bersesuaian serta menarik perhatian pembaca. Masukkan elemen visual tersebut secara teratur. Logo, graf, carta, jadual dan elemen visual lain meningkatkan gaya pembentangan kertas kerja anda dan memudahkan pembaca memahaminya. Muka surat yang penuh dengan perkataan sahaja akan meletihkan mata dan menimbulkan kebosanan. Tambahan pula, kebanyakan orang lebih gemar akan dokumen yang berorientasikan visual kerana mudah untuk difahami dan proses pemahaman yang singkat tercapai. 

vii. Kaedah Pembentangan Penulisan

Kebiasaannya, kebanyakan komputer menggunakan ‘Times New Roman’ sebagai jenis perkataan amnya. Bagi yang terus menaip, pasti akan tidak menitikberatkan jenis perkataan dan saiznya. Tahukah anda mengapa terdapat pelbagai jenis perkataan disediakan dan mengapakah kadangkala jenis perkataan tersebut kelihatan seakan-akan sama?

Sebenarnya, hanya terdapat dua kategori perkataan iaitu ‘Serif’ dan ‘Sans-Serif’. Perbezaan antara kedua-dua jenis ini adalah pada bucu huruf masing-masing. Perkata-an ini berasal daripada bahasa Perancis, perkataan ‘sans’ bermaksud ‘tanpa’. Bagi memudahkan pembacaan, eloklah menggunakan perkataan jenis ‘Sans-Serif’ seperti Arial, Century Gothic dan Tahoma.

Selain jenis perkataan, pastikan juga anda meng-gunakan kaedah pembentangan yang rapi seperti penyusunan perenggan dan penjajaran tepian (alignment). Pembaca kertas kerja anda pastinya akan berasa senang untuk membaca dan hal ini juga menunjukkan imej peribadi anda yang sentiasa kemas dan tersusun. Satu kelebihan untuk anda, bukan!

viii. Tajuk dan Muka Surat yang Jelas

Pernahkah anda menerima kertas kerja orang lain untuk membuat penilaian? Bagaimanakah anda menilai sama ada kertas kerja tersebut bagus atau tidak? Sebenarnya, sesebuah kertas kerja dan pelan perniagaan yang baik dilihat melalui kaedah penyusunan tajuknya. Mengapakah saya berkata sedemikian? Hal ini adalah kerana penyusunan tajuk yang mengikut rentak pembacaan untuk dianalisis memainkan peranan penting bagi membolehkan kertas kerja anda diterima.

Mulakan penulisan dengan merangka isi-isi kandungan mengikut susunan tajuk kandungan utama yang terdapat dalam Bahagian 2 nanti. Pastikan tajuk-tajuk tersebut lengkap disertakan dalam kertas kerja anda. Kesemua tajuk itu merupakan tajuk utama (standard) yang diguna pakai di seluruh dunia apabila membuat sesuatu kertas kerja dan pelan perniagaan.

Penggunaan muka surat juga penting kerana memudahkan pembaca mencari isi kandungan yang dikehendaki dengan cepat tanpa perlu menyingkap helaian demi helaian. Seelok-eloknya, nombor muka surat kertas kerja atau pelan perniagaan diletakkan di penjuru kanan sebelah bawah. ‘Header’ dan ‘footer’ juga perlu dimasukkan agar kertas kerja anda nampak kemas, profesional dan menarik.

ix. Penyusunan Agenda Pembentangan

Apakah yang akan terjadi jika pembentangan agenda penulisan kertas kerja anda tidak tersusun? Sudah tentu hal ini mewujudkan ketidakseimbangan kefahaman terhadap pembaca yang menilai permohonan anda. Aliran isi kandungan yang ingin disampaikan perlu mengikut rentak objektif utama kertas kerja dan pelan perniagaan anda. Pastikan kertas kerja dan pelan perniagaan anda dimulakan dengan Pengenalan atau Ringkasan Eksekutif/Pelan diikuti isi kandungan utama dan diakhiri dengan Kesimpulan/Penutup.

Melalui kaedah ini, secara tidak langsung pembaca atau penilai dapat mengenal anda dan perkara yang anda ingin sampaikan melalui perniagaan yang anda ingin ceburi. Oleh itu, pastikan anda melengkapkan kesemua agenda utama pembentangan agar kefahaman tercapai dan objektif serta impian perniagaan anda terlaksana akhirnya.

x. Pengakhiran Kertas Kerja dan Pelan Perniagaan

Lakukan cetakan dengan menggunakan pencetak laser berwarna yang bermutu serta gunakan kertas yang agak tebal dan berkualiti. Kertas kerja dan pelan perniagaan anda harus diakhiri dengan penjilidan yang sesuai seperti ‘comb-binding’ dan pastikan muka depan dan belakang diliputi lapisan plastik sebagai pelindung dan daya tarikan. Dengan hanya sedikit kos, kini anda telah berjaya menghasilkan satu kertas kerja dan pelan perniagaan yang bakal mengubah masa depan anda ke arah pencapaian matlamat yang ingin dicapai.

 

 

Maklumat lanjut berkenaan buku ANEKA CONTOH KERTAS KERJA PERNIAGAAN ini boleh didapati di www.books.perintis.com.my